Главная
Новости
Полезные статьи


Оптимизация внутренних бизнес-процессов или бессистемность разрушает организацию

Рыночная ситуация, в которой мы все сегодня находимся, по своей природе нестабильна и требует от каждой компании быстрой и точной реакции на происходящие изменения. Раньше или позже реорганизация бизнеса станет неизбежной и руководителям придется задуматься о том, как изменить текущие бизнес-процессы, чтобы улучшить операционную деятельность и создать базу для стабильного развития. К примеру, производитель может захотеть пересмотреть то, как он покупает сырье, порядок ведения склада или порядок поставки готовой продукции заказчикам с тем, чтобы заказчик быстрее получал продукцию. При этом нужно помнить, что «дорога ложка к обеду». Новшество полезно применять пока его использование еще не стало массовым. Именно в этот период новый метод или инструмент дает максимальный эффект, позволяет обогнать конкурентов. И в то время, когда последние его только внедряют, передовые фирмы уже начинают освоение очередного нововведения. И, естественно, постоянно уходят вперед.

“Любая цепь предоставления услуг полностью зависит от взаимодействия между людьми внутри системы - без их взаимодействия и стремления внешние клиенты будут обслуживаться из рук вон плохо.”

Патриция Веллингтон,
основатель Europe Japan Center

Оптимизация бизнес-процессов – инновационная технология, а не просто набор стандартных шагов. Зачастую, во многих компаниях, проекты по оптимизации бизнес-процессов переходят из разряда простой и понятной технологии в область высоких материй и искусства, что становится причиной их провала.

Региональный Центр Инновационного Развития Бизнеса реализует следующие этапы (шаги) оптимизации (или реинжениринга - кардинального перепроектирования) бизнес-процессов (БП):


1) Моделирование существующих БП

Перед началом работ по оптимизации описывается модель существующих в компании бизнес-процессов AS-IS(«Как есть»). Моделирование бизнес-процессов - это эффективное средство поиска путей оптимизации деятельности компании, позволяющее определить, как компания работает в целом и как организована деятельность на каждом рабочем месте. Описание бизнес-процессов проводится с целью их дальнейшего анализа и реорганизации.

Моделирование бизнес-процессов наш Центр проводит по международным стандартам ISO по современным методологиям структурного анализа и проектирования IDEF.

При этом используются специализированные программные продукты структурного анализа и моделирования, являющиеся мощным инструментом для создания моделей, позволяющих анализировать, документировать и планировать изменения сложных бизнес-процессов.


2) Оценка оптимальности или аудит БП

При оценке оптимальности в первую очередь анализируется каждая часть бизнес-процесса, которую выполнял конкретный исполнитель. При оценке данной части (далее процедура) проверяется, что является результатом правильного выполнения, какие данные или материалы исполнитель получает на входе, что он с ними делает, насколько оптимальны его действия, время работы и продолжительность выполнения процедуры. Проанализировав каждую процедуру и выявив явные недостатки, становится возможно оценивать оптимальность управления бизнес-процессом, а также оптимальность группы процессов.

В результате происходит фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения максимальной эффективности производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности, оформленное соответствующими организационно-распорядительными и нормативными документами (графическими схемами, таблицами, инструкциями, аналитическими записками и т.п.).


3) Оптимизация БП

На следующем шаге по недостаткам разрабатываются предложения по исправлению, перерисованные с учетом создаваемой модели процесса «Как надо», пересмотрен состав действий исполнителей и самих исполнителей (там, где это оказывается нужно), а самое главное — улучшаются средства труда. Улучшение средств труда заключвется, или в разработке экспертных систем (это для реинжиниринга), или в улучшении форм фиксации, хранения и первичной обработки данных, используемых при выполнении конкретной процедуры.

Также оцениваются возможные ухудшения от предлагаемых улучшений в других местах процесса, как, например, увеличение нагрузки на склад при увеличении объемов продаж, в том числе и возможное сопротивление сотрудников.


4) Регламентация БП

Регламентация бизнес-процессов позволяет организации

- существенно снизить операционные риски,

- повысить уровень внутреннего контроля и

- сделать выполняемые процессы поддающимися планированию и создающими предсказуемые результаты.

Основной смысл регламентации - донести до исполнителя в простой и доступной форме Ваше видение осуществления конкретных работ и достижения конкретных результатов. В этом и заключается основная цель регламентации - задать правила выполнения деятельности! Причем задать так, чтобы всем было понятно. Фактически, нужно расшифровать принимаемые Вами решения (высокоуровневые принципы и правила) до уровня конкретного перечня работ того или иного исполнителя, тем самым придать системе управления жесткость и стабильность.


5) Стандартизация БП

Стандарты предназначены для определения единых требований, правил и методик. Методика стандартизации позволяет управлять бизнес-процессами организации в унифицированном виде. В результате формируется информационно-нормативная база по бизнес-процессам, поддерживаемая в актуальном состоянии. Разработка стандартов - необходимый шаг при внедрении в организации системы менеджмента качества в целях повышения удовлетворенности потребителей, а также повышения управляемости, эффективности и конкурентоспособности компании.

Что дает стандартизация бизнес-процессов?

- возможность научить сотрудников трудиться в жестких условиях, "вогнать" в средние рамки крепкого исполнителя;

- дополнительную мотивацию персонала, та как сотрудники знают конкретные критерии, которым должно соответствовать их поведение, и стремятся к этому;

- повышение лояльности Клиентов и как следствие повышение конкурентоспособности Компании;

- стандартный, понятный, прогнозируемый результат любых действий.



Зачем нужно обращаться к внешним экспертам

Существуют современные инструменты и методологии, которые помогают ответить на все эти вопросы, являясь мощным инструментом для создания моделей, позволяющим анализировать, документировать и планировать изменения сложных бизнес-процессов. Только компании, профессионально использующие такие инструменты, способны проводить действительно качественную оптимизацию бизнес-процессов, изменять всю философию функционирования компании. Менеджеры компаний, пытающиеся сами оптимизировать свои процессы, совершают все возможные ошибки. К сожалению, работы по оптимизации у менеджеров происходят не настолько часто, чтобы процесс обучения на своих ошибках приводил к достаточному росту квалификации.

Одна из самых распространенных ошибок — уход во второстепенные и несущественные для эффективности деятельности компании детали. На практике это означает решение проблем, слабо и очень косвенно влияющих на результаты процессов, но играющих роль «последней капли». Например, когда после очередного срыва срока поставки, начальник отдела доставки оправдывается тем, что все сделал по Заявке, и директор начинает улучшать форму «Заявки на доставку». Реальная же причина срыва срока скрывается не в форме Заявки, а в процессе и может находиться совсем в другом процессе, например, в закупке или продаже, и оптимизацию надо начинать с анализа процессов.

Также, использование технологии оптимизации процессов не по назначению является серьезной и дорогостоящей ошибкой и является прямым следствием неправильного понимания процессной деятельности. К сожалению, после популяризации стандарта ИСО данная ошибка является практически повсеместной и кроется в очень абстрактном определении процессов деятельности.

Наконец личное участие высших руководителей в работах по оптимизации не только отвлекает их от решения более важных задач, но и приводит к снижению инициативы и ответственности со стороны специалистов, снижает качество проработки деталей, а также может уводить в стратегическую область, т.е. в кардинальную перестройку. В двадцать первом веке бизнес-процессы стали настолько сложны, что ни один человек не в состоянии представить себе работу всего предприятия в той мере, которая необходима, для оптимизации бизнес-процессов.



В заключение

Невозможно наладить эффективную работу в отдельных сферах деятельности, не наведя порядок на системном уровне, то есть, не выстроив систему управления. Именно тогда совершенствование процессов становится наиболее эффективным способом достижения целей. Таким образом, фокусируя внимание на бизнес-процессах и их оптимизации, мы можем трансформировать организацию и добиться нового уровня исполнения работы - такого, который требует сегодняшняя конкурентная среда. Специалисты Регионального Центра Инновационного Развития Бизнеса уже не в первый раз помогают нашим партнерам оптимизировать их внутренние процессы и получать больше прибыли. И, безусловно, мы готовы использовать этот опыт вместе с имеющимся мировым опытом в повышении прибыли именно Вашей компании.

При написании данной статьи использованы материалы статьи А.Борисова, М.Гордеева, Н.Коршак "Технология оптимизации бизнес-процессов".



Обратно